公司行政后勤管理制度(三)

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公司行政后勤管理制度
(二)图书登记内容应包括购买日期、书名、编号、价格、保管部门、保管人等六项。
三 条: 图书的借阅
(一)借阅图书者必须向图书管理员办理借阅手续后才能借书。
(二)借书者须妥善保管图书,如有污损或丢失,按原价赔偿。
七章电子邮件管理
一 条:公司职员应按要求使用电子邮件,以求高效、规范地传递信息。
二 条:邮件发送者应填写主题,主题应简明扼要。
三 条:篇幅少于一百字的文件,建议直接作为电子邮件正文输入。
四 条:所有职员每天应最少安排三次时间(上午上班后、下午上班后、下午下班前)查看邮件,以便及时阅读和处理公司的信息。
五 条:下列文件必须以有纸方式存档:
(一)与金融机构往来的凭证、帐单等;
(二)建筑图、装修图及其它图案设计稿等;
(三)财务管理、审计工作需要的原始单据、凭证;
(四)公司已签订的各种合同、协议等;
(五)公司已对外发出的各类函件;
(六)各部门认为有必要保存原件的其他文件。
六条:邮箱设置及保密
(一)职员离职,总经理办公室应及时取消其个人邮箱。
(二)职员应保护好个人邮箱密码,并定期修改密码,如果发现密码泄露,应及时作出更改。
(三)未经总经理授权,任何人不得查看他人邮箱的内容。
七条:邮件报批跟进
(一)为避免报批邮件流程进展缓慢,一报批人应逐级跟进。
(二)为提高信息扁平化程度,鼓励报批同时抄送二环节审批人。
(三)群发邮件提倡发送部门、工作小组。
八章 办公管理
一 条:职员上班时间应佩带好工作牌。
二 条:办公时间内应保持饱满的精神状态,微笑面对同事及任何来访者,使用敬语,维护良好的公司形象。
三 条:保持办公台面整洁,办公文具、纸张等用品应摆放整齐。工作位隔板上不得张贴,离开办公位应及时将座椅归位。
四 条:电话铃响三声之内接电话,先说“您好”,再报出所在部门名称及接听电话人姓名。接听电话应简单明了,尽量小声,以免影响其他同事办公。
五 条:如部门同事不在办公位,应及时接听其电话,待同事返回时告之。
六 条:接待来访、业务洽谈应在指定区域或会议室,避免影响他人办公。来宾一般不得进入办公区,如确因工作需要,应由相关部门人员带入。
七 条:办公时间应坚守工作岗位,暂时离开时应知会同事或上级领导。
八 条:办公区域内不准大声喧哗、聊天,禁止吸烟、就餐、吃零食。
九 条:上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的网站、书籍。
十 条:职员下班离开公司前应关闭电脑主机和显示屏电源。
十一 条:总经理办公室将每月定期进行全面检查与不定期的抽查,任何形式的批评都将会影响到部门负责人和其本人的绩效考核成绩。
九章 会议管理
一 条:各部门召开会议如需使用会议室或洽谈室,会议组织者须提前向前台预约。如需提供会务设备和服务,应提前半天知会前台,以便做好准备。
二 条:会议组织者应在会议前准备好会议相关资料。在使用会议室时应小心使用设备,离开会议室时,应知会相关人员关闭设备、电源、门等。
三 条:公司级、跨部门会议通知一律由前台下发,并按《广州公司会议通知》格式填写。前台在会前确认与会人员是否“接受”会议通知,并根据接受情况编制《会议签到表》,会议组织者根据签到情况进行会议考勤管理。,

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