企业文书管理规则(九)

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企业文书管理规则

四十三条 档号编定

(一)案件如系新案,应就"档案分类编号表",查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(二)案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。
(三)档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。
(四)档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首的左上角;左方装订者则填写于右上角。

?.归档与档案清理

四十四条 保存期限

(一)归档文件,应依目次号顺序以活方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用"见出纸"注明目次号码,以便翻阅。
(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

四十五条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
(一)永久保存:.公司章程;.股东名簿;.组织规程及办事细则;.董事会及股东会纪录;.财务报表;.政府机关核准文件;.不动产所有权状及其他债权凭证;.工程设计图;.其他经核定须永久保存的文书。
(二)XX保存:.预算、决算书类;.会计凭证;.事业计划资料;.其他经核定须保存XX的文书。
(三)保存:.期满或解除之合约;.其他经核定保存的文书。
(四)保存:结案后无长期保存必要者。
(五)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。

四十六条 档卷清理

(一)管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每度更换时,依四十五条的规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必要时向主管官署报备,并于目次表之附注栏内注明销毁日期。
(二)保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将"收(发)文登记单"五联附注在其保留文件上,并在五联上注明部分销毁之日期。
?.调卷

四十七条 调卷程序

(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具"调卷单"经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。
(二)管档人员接到"调卷单"经核查后,取出该项档案,并于"调卷单"上填注借出日期,将档案交与调卷人员。"调卷单"则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。
(三)于档案室当场借阅者,得免填"调卷单"。
(四)档案归还时,经管档人员核查无讹并于"调卷单"填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹。"调卷单"由管档人员留存备查。

四十八条 调卷管理

(一)"调卷单"以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。
(二)调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管档人员负二责处理。
(三)调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。
(四)调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应~书管理部门主管同意。

□ 机密文件

四十九条 范围

(一)生产设备设计图:具有专利性与独特性之机械设计图,以及生产设备布置图。
(二) 技术性的资料:独特技术性的操作标准,与外人技术合作或外人技术指导资料,产品配方,产品开发,改良或试验资料,国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。,

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